Bine ai venit în HVACmanager! Acest ghid te va ajuta să configurezi contul și să începi să folosești platforma în câteva minute. Vei învăța cum să adaugi clienți, să creezi prima programare și să folosești funcțiile AI.
1. Crearea contului și configurarea firmei
După ce te-ai înregistrat pe platformă, primul pas este să îți configurezi profilul firmei. Accesează Setări → Firma mea și completează:
- Denumirea firmei și codul fiscal (CUI)
- Adresa sediului social și punctele de lucru
- Datele de contact — telefon, email, website
- Logo-ul firmei (va apărea pe fișe și rapoarte)
Tot aici poți configura detaliile de contact și informațiile firmei necesare pentru generarea documentelor.
2. Adăugarea echipei
Dacă ai colegi tehnicieni, îi poți adăuga din Setări → Utilizatori. Fiecare membru al echipei primește un cont cu rol specific:
- Administrator — acces complet la toate funcționalitățile
- Tehnician — poate vedea programările, completa fișe de service și adăuga rezultate ale verificărilor
- Operator — poate gestiona programări și clienți, fără acces la setări sau rapoarte
3. Adăugarea clienților și a instalațiilor
Accesează secțiunea Clienți din meniul principal. Pentru fiecare client, vei completa datele de identificare (nume, adresă, contact) și vei adăuga instalațiile HVAC pe care le are — centrale termice, cazane, arzătoare etc.
Fiecare instalație are propriul set de informații tehnice: tip echipament, producător, model, serie, an fabricație și putere termică. Aceste date sunt esențiale pentru verificările ISCIR și fișele de service.
Import rapid din Excel
Dacă ai deja o bază de date cu clienți și instalații, poți folosi funcția de import din Clienți → Import. Platforma acceptă fișiere Excel (.xlsx) cu coloane predefinite. Descarcă modelul de fișier, completează-l cu datele tale și încarcă-l pe platformă.
4. Prima programare
Din secțiunea Programări, apasă butonul Programare nouă. Selectează clientul, instalația și tehnicianul, apoi alege data și intervalul orar. Poți adăuga și note interne vizibile doar pentru echipa ta.
Programările apar automat în calendarul tehnicianului desemnat și pot fi filtrate după status: programate, în lucru, finalizate sau anulate.
5. Completarea primei fișe de service
După ce tehnicianul ajunge la client, poate deschide fișa de service direct din programare. Fișa conține:
- Date generale — client, adresă, instalație, dată intervenție
- Constatări — ce a găsit tehnicianul (defecțiuni, uzură, parametri)
- Lucrări efectuate — reparații, înlocuiri piese, reglaje
- Piese și materiale — cu cantitate și preț unitar
- Rezultat verificare — ADMIS, RESPINS sau NEEXECUTAT
- Semnătură — semnătura electronică a clientului și tehnicianului
La finalizare, fișa de service poate fi exportată ca PDF (format A4 sau bon 80mm) și trimisă automat pe email către client.
6. Importul OCR și completarea automată cu AI
Din fișa de service finalizată, poți importa automat rezultatele verificărilor folosind funcția OCR. Fotografiază buletinul de verificare Testo 310 sau orice alt document, iar platforma extrage automat valorile măsurate.
Inteligența artificială completează automat câmpurile fișei de service pe baza datelor extrase — parametri de ardere, concentrații CO/CO₂, temperaturi și rezultatul verificării. Poți revizui și corecta înainte de salvare.
Pași următori
Felicitări! Ai parcurs pașii esențiali pentru a începe lucrul cu HVACmanager. Pe măsură ce devii mai familiarizat cu platforma, explorează și:
- Contracte de mentenanță — pentru programări recurente și notificări automate
- Verificări ISCIR (VTP) — flux complet de verificare cu import rezultate OCR
- Rapoarte — statistici despre activitatea firmei, venituri și productivitate