O evidență bine organizată a clienților și instalațiilor este fundația pe care se construiesc toate celelalte activități — de la programări și intervenții, până la verificări ISCIR și rapoarte. Acest ghid îți arată cum să configurezi totul corect de la început.
Adăugarea unui client nou
Din meniul principal, accesează secțiunea Clienți și apasă butonul Client nou. Completează informațiile de bază:
- Tip client — persoană fizică sau juridică
- Nume / Denumire firmă și cod fiscal (CUI) pentru persoane juridice
- Adresa — strada, numărul, orașul, județul (va fi folosită și pentru programări)
- Date de contact — telefon și email (opțional, dar recomandat pentru notificări)
După salvare, clientul apare în lista generală și poți începe să îi adaugi instalații.
Înregistrarea instalațiilor HVAC
Fiecare client poate avea una sau mai multe instalații — centrale termice, cazane, arzătoare sau alte echipamente sub presiune. Din fișa clientului, accesează tabul Instalații și apasă Adaugă instalație.
Pentru fiecare instalație, completează datele tehnice:
- Tip echipament — centrală termică, cazan, arzător etc.
- Producător și model — informații de pe plăcuța de fabricație
- Serie fabricație — identificator unic al echipamentului
- An fabricație și an punere în funcțiune
- Putere termică — în kW, conform specificațiilor tehnice
- Combustibil — gaz natural, GPL, motorină etc.
Aceste informații sunt preluate automat în fișele de service și rapoartele VTP, economisind timp la fiecare intervenție.
De ce contează datele tehnice complete?
Verificările ISCIR necesită informații precise despre fiecare echipament. Dacă completezi corect datele de la început, nu va trebui să le cauți la fiecare intervenție. În plus, platforma poate genera automat rapoarte și fișe de verificare cu toate câmpurile pre-completate.
Import clienți și instalații din Excel
Dacă ai deja o bază de date cu clienți — într-un fișier Excel, un alt software sau chiar pe hârtie — poți folosi funcția de import pentru a nu introduce totul manual.
- Accesează Clienți → Import
- Descarcă fișierul model (.xlsx) cu structura așteptată
- Completează fișierul cu datele clienților și instalațiilor
- Încarcă fișierul pe platformă
- Verifică previzualizarea datelor importate
- Confirmă importul
Importul acceptă fișiere Excel (.xlsx) și procesează automat coloanele pentru clienți și instalațiile asociate. Dacă un client există deja (după CUI sau nume), platforma te va avertiza și poți alege să actualizezi sau să ignori duplicatele.
Organizarea și filtrarea clienților
Pe măsură ce lista de clienți crește, poți folosi filtrele disponibile pentru a găsi rapid ce ai nevoie:
- Căutare text — după nume, adresă sau telefon
- Filtrare după tip — persoană fizică sau juridică
- Sortare — alfabetic, după data adăugării sau după numărul de instalații
Din lista de clienți poți accesa rapid fișa completă a fiecărui client, cu toate instalațiile, istoricul intervențiilor și programările asociate.
Vizualizarea instalațiilor
Secțiunea Instalații din meniul principal oferă o vedere de ansamblu asupra tuturor echipamentelor înregistrate, indiferent de client. Aici poți:
- Vedea toate instalațiile cu statusul lor curent
- Filtra după tip de echipament, producător sau combustibil
- Identifica rapid instalațiile care necesită verificare periodică
- Accesa istoricul complet de intervenții pentru fiecare echipament
Editarea și actualizarea datelor
Datele clienților și instalațiilor pot fi modificate oricând din fișa clientului. Modificările se reflectă imediat în toate documentele viitoare — fișele de service, rapoartele VTP și programările noi vor folosi datele actualizate.
Documentele deja generate (fișe finalizate, rapoarte PDF) păstrează datele din momentul creării, asigurând integritatea evidențelor.
Recomandări
- Completează datele tehnice ale instalațiilor cât mai detaliat de la început
- Folosește importul din Excel dacă ai mai mult de 10-15 clienți de adăugat
- Actualizează datele de contact ale clienților periodic, pentru a avea mereu informații corecte
- Verifică seria de fabricație a echipamentelor — este esențială pentru rapoartele ISCIR