În multe firme, problema nu este doar dacă lucrarea a fost făcută. Problema este dacă banii au fost încasați, unde sunt acum și cine trebuie să îi verifice. O platformă bună leagă lucrarea de încasare, nu lasă partea financiară într-o conversație separată.
Lucrarea trebuie închisă și financiar, nu doar tehnic
După verificare sau intervenție, tehnicianul poate marca rezultatul lucrării, raportul și încasarea operațională. Conducerea nu ar trebui să afle la final de săptămână ce s-a încasat și ce a rămas la client.
Încasare la client
Lucrarea trebuie să arate dacă s-a încasat, cât s-a încasat și prin ce metodă.
Bani la tehnician
Sumele cash sau încasările din teren trebuie să fie vizibile până sunt decontate.
Casierie sau bancă
Firma trebuie să știe ce bani au ajuns efectiv în casierie sau în contul bancar.
Lucrări neîncasate
Verificările și intervențiile finalizate, dar neîncasate, trebuie să rămână ușor de urmărit.
Ce trebuie urmărit zilnic
- lucrări finalizate și încasate
- lucrări finalizate, dar neîncasate
- sume cash rămase la tehnicieni
- încasări care trebuie verificate în bancă
- deconturi sau diferențe care cer explicații
Cum ajută fluxul pe telefon
Dacă tehnicianul marchează încasarea la finalul lucrării, firma nu mai depinde de mesaje trimise seara, poze cu chitanțe sau centralizări făcute manual. Informația intră în același flux cu lucrarea și raportul.
Exemplul vizual de mai jos folosește date demo, fără persoane reale și fără informații din baza unei firme.
Teren
Încasarea rămâne legată de lucrarea din teren
În loc ca banii să fie urmăriți separat, lucrarea poate include statusul financiar și acțiunea următoare pentru decontare.
Ce câștigă firma
Circuitul banilor devine verificabil. Firma vede mai repede lucrările care au produs bani, banii care trebuie decontați și lucrările care trebuie urmărite pentru încasare. Asta reduce pierderile mici care, lunar, pot deveni importante.